VLC

Interview met Thijs en Yuri

Voor Yuri en Thijs is het SCORE-project uniek. Thijs: “Het is altijd leuk om persoonlijk bij het volledige traject betrokken te zijn. Uiteraard worden we vaak betrokken bij de implementatie, maar ditmaal waren we beide persoonlijk betrokken bij de initiële conceptontwikkeling tot aan straks de uiteindelijke oplevering. Yuri vult aan: “Wij zijn gewend samen te werken in teams van ICT-, communicatie- en internetexperts, en vaak heeft de opdrachtgever in grote lijnen wel een beeld van wat er op hem afkomt. In Kaapstad namen wij plaats aan een tafel met voornamelijk vrijwilligers die nog nooit van het Tridion CMS hadden gehoord. Het concept voor de nieuwe website is aan die tafel ontstaan op basis van input die we ter plekke van deze mensen kregen.”

Meer dan een nieuw jasje

Yuri en Thijs kregen vanuit VLC de opdracht mee om een plan van aanpak en een technisch en functioneel ontwerp op te stellen. Hiervoor organiseerden zij een tweedaagse workshop met de toekomstige gebruikers. Thijs: “Ons idee was om de zwaar gedateerde site die werd onderhouden door één persoon, te vervangen door een professionele site die de gehele internationale organisatie moest ondersteuren en waarbij het onderhoud decentraal kon worden uitgevoerd door verschillende medewerkers.”

Om het project niet te veel te sturen, stelden de consultants zich bij het opstellen van de wensen zo veel mogelijk faciliterend op. Yuri: “Over de functionaliteiten en de rollen van de diverse betrokkenen was nog niet voldoende nagedacht. Wij hebben geprobeerd zo min mogelijk aannames te doen. Het enige waar wij wel op aangestuurd hebben, is een daadwerkelijke verbetering van de huidige site. We wilden voorkomen dat de oude site slechts in een nieuw jasje gestoken zou worden.”

Groot draagvlak

Aan de workshop op de eerste dag deden tien mensen mee, waaronder Stefan Howells, Executive Director, Betty Kgomotlokoa Lallie, Communication & Public Relations Manager en SCORE- vertegenwoordigers uit de andere twee Afrikaanse landen. Het gebrek aan ervaring met CMS werd ruimschoots gecompenseerd door enthousiasme. Aan het eind van de dag waren alle rollen gedefinieerd, was bepaald welke doelgroepen bereikt moeten worden, wat deze mensen willen zien en wat SCORE vervolgens per doelgroep wil bereiken. Thijs: “t Is interessant om een heel platte organisatie aan het werk te zien. Besluiten worden hier echt gezamenlijk genomen. De besluitvorming gaat hierdoor wat langzamer, maar het draagvlak is vele maten groter.”

Eén sterke site als uitgangspunt

Besloten werd om te beginnen met de uitrol van score.org.za als sterke basissite van waaruit verder ontwikkeld gaat worden. Deze nieuwe site moet de verschillende doelgroepen bereiken vanuit hun verschillende behoeften. Zo moeten de bestaande vrijwilligers en trainers vooral op de hoogte worden gehouden van de diverse activiteiten en nieuws over hun organisatie. Donateurs en sponsoren moeten daarnaast ook worden gestimuleerd hun bijdrage te continueren of liever nog te verhogen. Belangrijk hoofddoel van de site is dat SCORE zich duidelijk onderscheidt van anderen in het speelveld; andere goede doelen zoals Unicef, Amnesty International en Right to play.

Fris, modern en vooral overzichtelijk

De tweede dag van de workshop werd besteed aan het bouwen van een prototype waarin de wensen werden gevisualiseerd. Het projectteam had duidelijk gemaakt dat de site persoonlijk en laagdrempelig moet blijven en er niet te strak of zakelijk uit mag zien.

Aan de functionele kant is gekozen voor een pragmatische aanpak. Omdat het SCORE-team dat de website moet gaan onderhouden, beperkt is en ook nieuwe editors met de site uit de voeten moeten kunnen, wordt complexiteit zoveel mogelijk vermeden. Yuri: “De nieuwe SCORE-site wordt een van de meest onderhoudsvriendelijke Tridion-sites die we ooit gebouwd hebben. Alle functionaliteiten bieden we aan in de meest simpele vorm: schema’s zijn generiek van opzet en daarmee tot het minimum aantal beperkt, metadata wordt alleen toegepast waar het een toegevoegde waarde heeft en de rechten zijn zo ingesteld dat iedereen uitsluitend dat ziet dat ze nodig hebben. Zo hopen we het technisch beheer ook in de toekomst zo eenvoudig mogelijk te houden. We willen met z’n allen voorkomen dat we een website opleveren die alleen onderhouden kan worden door de vier mensen die we momenteel in Nederland trainen.”

Thijs: “Het onderhoud van de site moet heel intuïtief zijn zodat ook nieuwe editors er gemakkelijk mee aan de slag kunnen. Daarnaast moeten we ook praktisch rekening houden met andere omstandigheden dan in Europa. In de Afrikaanse praktijk is bijvoorbeeld het aantal oude browsers en analoge lijnen veel groter.”

De nieuwe website die veel moderner en frisser oogt, gaat rond de jaarwisseling live. De functionaliteit heeft zich uitgebreid van puur informerend naar actiegericht, met name op het vlak van werving van nieuwe vrijwilligers en het aantrekken van sponsoren. Ook de informatiefunctie heeft zich ontwikkeld. Er wordt nu veel meer gericht geïnformeerd vanuit de behoefte van de diverse doelgroepen die worden opgeroepen tot interactie via simpele Tridion Webformulieren.

Werkelijke waarde

Thijs: “De echte waarde van de site zal zich pas later bewijzen als de mensen straks gaan werken met de informatie en de mogelijkheden die nu geboden worden. De online ontwikkelingen zijn in Zuid-Afrika nog niet zo ver als in Europa maar gaan wel heel hard. Het besef hoe groot het belang van het internet is, neemt hier hand over hand toe.”

En over wat nou tijdens het bezoek de meeste indruk heeft gemaakt, zijn beide heren het volledig eens: de mensen. “De zaak van SCORE, het enthousiasme om iets te bereiken en de gedrevenheid van de betrokken, heeft ons enorm geïnspireerd. Wij zijn vooral heel blij dat wij vanuit VLC de kans krijgen om een bescheiden bijdrage te leveren aan hun zaak.”